Zu Beginn des Jahres 2006 ist das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) aus dem Zentrum für Informations- und Datentechnik (ZID) der Bundesfinanzverwaltung und der Abteilung IV des Bundesamtes für Finanzen hervorgegangen. Um das ZIVIT zu einem kundenorientierten, qualitätsbewussten und wettbewerbsfähigen IT-Dienstleister zu machen, sollte dabei der bestehende Standard ITIL (IT Infrastructure Library) - ein Leitfaden zur Unterteilung der Prozessorganisation und -funktionen in einer serviceorientierten IT-Infrastruktur - berücksichtigt und ein Qualitätsmanagementsystem in Anlehnung an DIN EN ISO 9001:2000 eingeführt werden.
Da das alle ZIVIT-Prozesse betrifft, musste ein leistungsfähiges Geschäftsprozessmanangement-System (GPM-System) her. Schon seit 2003 haben die beiden ZIVIT-Vorläufer deshalb bestehende Geschäftsprozesse (Ist-Prozesse) erhoben und analysiert, um im Anschluss Soll-Prozesse unter den erwähnten Rahmenbedingungen zu entwickeln. Schrittweise wurde dann der Ist- dem Soll-Zustand angenähert.
Seit Anfang Januar 2006 nimmt nun ein eigener Arbeitsbereich im ZIVIT das Geschäftsprozessmanagement wahr. Dabei sollen bisherige Ergebnisse erhalten und fortgeschrieben, eine Gestaltung und Analyse des Geschäftsprozessmodells ermöglicht und dessen ablauf- und ergebnisorientierte Optimierung vorgenommen werden.
Grundsätzlich dokumentieren die Fachbereiche die ZIVIT-Prozesse in eigener Verantwortung (Prozessorganisation) und geben ihre Prozesse fachlich frei. Der Arbeitsbereich Prozessmanagement übernimmt die Qualitätssicherung. Er arbeitet dabei mit einer durchdachten Modellierungsstruktur und bietet eine zentrale Objektbibilothek u.a. für Rollen, Organisations-Daten, Dokumente und Anwendungen. Ein verbindliches Übergabe- und Statuskonzept garantiert, dass alle modellierten Prozesse nach einer einheitlichen, zentralen Qualitätssicherung und Freigabe qualitativ hochwertig im Intranet - für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zugänglich - veröffentlicht werden können.
Darüber hinaus stellt das GPM-Team die Modellierungsumgebung bereit und administriert sie. Die Anwender werden betreut und eingewiesen. Die Fachbereiche kontrollieren die Prozesse, um sie geänderten Arbeitsabläufen anzupassen und sie weiter zu optimieren. Bei dieser Aufgabe steht ihnen der Arbeitsbereich Prozessmanagement beratend und unterstützend zur Seite.
Durch die Einbindung des Geschäftsprozessmanagements bei der Planung von organisatorischen Änderungen ist gewährleistet, dass auch die Auswirkungen auf die Prozessebenenübersicht des Hauses berücksichtigt werden. Damit hat die ZIVIT-Geschäftsleitung ein wertvolles Steuerungsinstrument an der Hand, das eine dauerhafte und qualitativ hochwertige Bereitstellung von IT-Dienstleistungen garantiert und ihr Potential nachhaltig verbessert.
Das Geschäftsprozessmanagementteam ist nicht nur für das ZIVIT zuständig. Auch andere Behörden der Bundesverwaltung profitieren von den Kenntnissen. Es erfolgt z.B. eine Beratung bei Prozessen, die im Kundenauftrag zu Dokumentationszwecken, im Rahmen der Softwareentwicklung o.ä. erhoben werden. Prozesse werden analysiert, modelliert und optimiert. Nach der fachlichen Freigabe durch den Kunden erfolgen Qualitätssicherung und Veröffentlichung in der vom Kunden gewünschten Form.
Broschüre: Imagebroschüre des ZIVIT (PDF, 4,3MB)